在办理特种设备许可证时，申请人需要准备一系列的资料，包括但不限于企业的工商营业执照复印件、企业代码证书复印件、申请单位的质量保证手册、技术人员的资格证书复印件、特种设备作业人员的资格证书复印件、外围协议文件及资料、质量保证体系责任员任命书等。
许可单位在许可证有效期内，发生许可项目、许可范围、单位名称、住所、法定代表人等变更的，应当在变更后30个工作日内，向原许可机关提出变更申请，按照规定程序办理变更手续。许可单位未办理变更手续的，许可机关有权撤销其许可证。
许可机关在受理申请后，应当组织专家对申请单位进行现场评审，对申请单位的管理体系、技术能力、设备设施、人员资质、产品质量等进行综合评价，出具评审报告，并提出评审意见。许可机关在收到评审报告后，应当根据评审意见，对申请单位是否符合许可条件进行审定，对符合许可条件的，出具许可证书，对不符合许可条件的，出具不予许可通知书，并说明理由。许可机关应当在收到评审报告后20个工作日内作出许可决定。
特种设备使用许可证：是指对特种设备的使用单位进行许可，证书编号以TSU开头，后面跟上相应的设备类别代码和序号，如TSU01***-20表示锅炉使用许可证，TSU03*-20**表示电梯使用许可证等。特种设备使用许可证的作用是保证特种设备的使用符合国家的和节能要求，防止发生事故和浪费能源。